Cerita Singkat ISO20022 Sebagai Salah Satu Standard Messaging Industri Keuangan

Saat ini dan masa lalu

Sejak tahun 1970-an, kemampuan IT telah memulai terbentuknya interaksi dan integrasi yang bersifat global antar bank. Kunci dari keberhasilan ini adalah terciptanya standarisasi dokumen atau message yang berlaku dan disepakati secara global di industri perbankan pada saat mereka saling beriteraksi.

Mari kita lihat salah satu contoh dokumen transfer uang sederhana berikut ini. Dokumen ini memiliki fungsi yang hampir sama pada saat kita mengisikan form untuk menabung atau mengambil uang dalam berinteraksi dengan sebuah bank.

:32A:150105USD1000,

:50K:MR. ANDI

JAKARTA

:59:/987654321

MR. ANDA

NEW YORK

Sebagai sebuah ilustrasi, sebuah bank A di Jakarta mengirinkan sebuah dokumen transfer dengan isi seperti di atas kepada bank B yang berdomisili di New York. Karena semua bank di dunia telah sepakat dengan format tersebut, maka bank B dapat menterjemahkan dokumen tersebut sebagai berikut :

• kode :32A: menunjukan bahwa bank A mengirimkan uang sebanyak USD1000, yang akan efektif terhitung sejak tanggal 05 Januari 2015.
• kode :50K: menunjukan seseorang bernama Mr. Andi (sebagai nasabah bank A) telah meminta bank A untuk mengirimkan uang tersebut kepada bank B.
• kode :59: menunjukkan bahwa uang tersebut akan ditransfer kepada seseorang bernama Mr. Anda dengan nomor rekening '987654321' sebagai nasabah bank B.

Dapat dibayangkan jika semua bank di dunia bisa memahami kode-kode tersebut dan menjadikannya sebagai sebuah standard. Itulah yang terjadi saat ini, komunitas perbankan di dunia telah menciptakan ratusan dokumen standar guna memudahkan mereka berinteraksi secara global dengan mudah dan cepat.

Jika kita berniat menyelami lebih jauh dokumentasi yang telah dipublish oleh komunitas ini, maka kita akan melihat pengelompokan dokumen, nama dokumen yang saat ini digunakan, kode-kode apa saja yang terdapat pada setiap dokumen, contoh penggunaan dokumen dan lain sebagainya. 

Saat Ini Dan Masa Depan

Keunggulan atau keuntungan serta keberhasilan standarisasi ini, membuka peluang bagi industri perbankan untuk membangun infrastruktur yang lebih flexible dan mudah dalam pengembangannya. 

Secara perlahan banyak korporasi (atau perusahaan besar yang menjadi nasabah bank) mulai melirik kemampuan ini dan berharap untuk dapat memanfaatkan standarisasi ini sehingga mereka dapat berhubungan atau berinteraksi dengan bank mana saja di dunia. Tidak sedikit sebuah korporasi global selalu berinteraksi dengan beberapa bank. Dengan tergabungnya mereka dengan standarisasi ini, sistem informasi mereka dapat dengan mudah berhubungan dengan bank dalam menjalankan fungsi-fungsi keuanganya seperti urusan eksport/impor atau cash management.

Di industri keuangan sendiri, perbankan bukanlah satu-satunya pemain dalam industri ini. Pasar bursa, komunitas keuangan dan kalangan regulasi juga mulai menggunakan standarisasi ini. Mungkin kita pernah mendengar beberapa financial market infrastructure seperti CREST (regulator di bursa london), SEPA atau TARGET2 (sebuah infrastruktur payment dan cash management berbasis mata uang EURO) atau T2S (TARGET2 Securities) yang mencoba mengintegrasikan regulator custody dan Central Bank. Di kawasan Asia, misal di Singapore, mereka telah mulai mengintegrasikan RTGS dan SGS (Securities atau transaksi surat berharga) dengan standarisasi yang sama.

Dengan perkembangan yang cukup pesat tersebut, maka kini diperkenalkan sebuah standarisasi yang disebut dengan ISO20022. Sama dengan kondep ISO yang lain, standarisasi ini relah didaftarkan ke OSI sebagai salah satu standard dunia dimana SWIFT adalah organisasi yang berhak untuk mereview, melakukan approval dan melakukan registrasi terhadap semua dokumen yang terdaftar di dalam ISO20022.

Secara teknis, ISO20022 adalah sebuah kumpulan standard dokumen yang secara khusus dibangun guna mengintegrasikan dunia financial market infrastructure. Dokumen tersebut dibangun dengan mengimplementasikan XML format, dimana hampir semua tool perangkat lunak memiliki API atau interface yang dapat diprogram dengan mudah guna membaca atau membuat dokumen berbasis XML.

Mengapa XML Format Menjadi Populer

Bagi kalangan IT, istilah XML bukanlah sesuatu yang asing dengan fleksibiltas dan kemudahan programming yang sangat tersedia hampir pada semua tool programming atau aplikasi di pasaran IT saat ini.

Agar lebih mudah memahami keuntungan XML bagi yang baru saja mengenal istilah XML, mari kita lihat format XML secara sederhana. XML adalah sebuah cara me-representasi-kan data menggunakan pola tag pembuka dan penutup. Saya begitu yakin bahwa representasi data berikut akan lebih mudah dipahami oleh kita.

<personalinfo>

      <nama>Eko Kusuma</nama>

      <alamat>Singapore</alamat>

</personalinfo>

Dengan menggunakan konsep tag pembuka dan penutup, kita dapat mengenali bahwa data di atas merepresentasikan personal information dari seseorang yang memiliki 'nama' sebagai 'Eko Kusuma' dan yang bersangkutan memiliki 'alamat' di 'Singapore'.

Mari kita kembali lagi contoh dokumen pertama di atas pada kode ':50K'.

:50K:MR. ANDI

JAKARTA

Dengan menggunakan XML, informasi tersebut dapat direpresentasikan sebagai berikut.

<Debitor>

       <Name>MR. ANDI</Name>

       <Address>JAKARTA</Address>

</Debitor>

Representasi yang sangat "human readable" ini, ternyata juga menghasilkan kemudahan dan fleksibelitas yang tinggi bagi komputer dalam pemproses informasi dalam bentuk tersebut. Inilah yang dimaksud dengan format XML di dunia IT.

Satu hal yang sangat berbeda antara konsep lama dengan konsep ISO20022 adalah penggunaan XML dalam merepresentasikan informasi. 

Bagaimana Identifikasi Dokumen ISO20022

Terdapat ratusan jenis dokumen yang telah distandarisasi dalam repository ISO20022 dan setiap jenis dokumen adalah sebuah representasi proses bisnis yang terjadi antar institusi. Untuk memudahkan proses repository dan penggunaan dokumen, setiap dokumen memiliki penamaan atau disebut juga message identifier menggunakan format "xxxx.nnn.nnn.nn". 

Untuk menggambarkan makna identifikasi tersebut secara mudah, mari kita lihat salah satu dokumen atau 'message identifier' dengan nama 'pacs.008.001.02'.

• Satu set 4 huruf pertama menunjukkan kategori dari dokumen tersebut. Dalam contoh di atas, "pacs" bermakna 'Payment Clearing & Settlement". Artinya, semua dokumen yang berkaitan dengan aktifitas pembayaran atau transfer uang akan berada pada kelompok ini. Hal ini juga berarti bahwa, pada saat kita melihat sebuah dokumen yang namanya diawali dengan 'pacs', maka kita dapat mengatakan bahwa dokumen tersebut terkait dengan transaksi payment.
• 3 angka yang mengikuti kode ini menunjukkan fungsi yang sebenarnya dari dokumen ini. Dalam contoh di atas, kode '008' bermakna bahwa dokumen ini secara spesifik memiliki fungsi "Financial Institution to Financial Institution Credit Transfer". Dokumen ini akan digunakan, jika sebuah bank ingin mengirimkan uang ke bank lain (tanpa melibatkan nasabah). Dalam hal ini, tentu saja dalam kelompok dokumen 'pacs', masih terdapat beberapa lagi dokumen dengan nomor berbeda untuk tujuan berbeda tetapi masih dalam kategori payment.
• 3 angka berikutnya menunjukkan varian dari dokumen ini. Umumnya akan memiliki angka '001' sebagai base definition. Varian ini akan terlhat, jika dalam satu komunitas keuangan menggunakan dokumen ini, tetapi memiliki format sedikit berbeda guna kebutuhan khusus yang tidak dapat dipenuhi oleh definisi dasar.
• Dan 2 angka terakhir menunjukkan versi dari dokumen. Dalam contoh di atas, dokumen ini merupakan versi atau release kedua yang pernah ada dalam repository ISO20022.

SEG (Standard Evaluation Group) untuk ISO20022 telah menetapkan beberapa kategori dokumen yang dapat digunakan sebagai 4 huruf pertama dalam message identifier. Beberapa kategori dokumen  dapat dilihat di bawah ini :

acmt [1] – Account Management

admi [2] – Administration

caaa [3] – Acceptor to Acquirer Card Transactions

camt [4] – Cash Management

catm [5] – Terminal Management

pacs [6] – Payments Clearing & Settlement 

pain [7] – Payments Initiation

reda [8] – Reference Data

seev [9] – Securities Events

semt [10] – Securities Management

sese [11] – Securities Settlement

setr [12] – Securities Trade

trea [13] – Treasury

tsmt [14] – Trade Services Management 

tsin [15] – Trade Services Initiation

Sebuah Infrastruktur IT Yang Mengintegrasikan Semua Infrastruktur Financial Market 

Saat ini, terdapat sebuah komunitas perbankan yang berpusat di Eropa memiliki Operation Centre yang menghubungkan hampir semua Financial Institution dan juga entitas yang berhubungan dengan mereka. Jika kita melihat sebuah bank di Indonesia dengan predikat sebagai bank devisa (berarti mendapatkan lisensi untuk melakukan transaksi dengan mata uang asing), maka dapat dipastikan bahwa bank tersebut telah menjadi anggota komunitas ini dan memiliki sistem/infrastruktur untuk terhubung dengan dunia luar menggunakan Operation Centre ini.

Organisasi yang masuk dalam kategori non-profit ini (atau lebih merupakan sebuah komunitas) bernama SWIFT. Sudah ribuan bank menjadi bagian dari infrastruktur ini sejak didirikan tahun 1970-an. Berawal dari sebuah idealisme atau cita-cita mengintegrasikan semua interaksi antar bank melalui satu pintu dengan membangun Operation Centre dan mendesain standard dokumen atau messaging yang dapat digunakan bersama. 

Kini idealisme tersebut menjadi semakin berkembang dengan mengikutsertakan entittas keuangan lainnya sehingga menjadi sebuah pintu utama bagi infrastruktur financial market.

• Korporasi sebagai nasabah dari bank misalnya, telah mulai bergeliat untuk menyatukan diri dengan komunitas ini dan telah mendapatkan ruang yang cukup untuk memudahkan mereka dalam berinteraksi dengan institusi finansial (bank) baik global maupun lokal. Dengan tergabungnya mereka dengan komunitas ini, mereka akan punya cara dan metode yang sama untuk berkomunikasi dengan semua bank.
• Infrastruktur Bursa, Sekuritas atau kustodian, juga mulai merapatkan diri dengan komunitas ini baik dalam urusan trading maupun settlement transaksi mereka. DTCC misalnya (the Depository Trust & Clearing Corporation) yang berdomisili di US, sudah mulai mengadopsi ISO20022
• Proyek-proyek integrasi antar institusi juga selalu mengacu kepada solusi ini dalam implementasinya. Kita bisa lihat proyek SEPA, TARGET2, TARGET2 Securities, dan lainnya.
• Infrastruktur pembayaran lokal di beberapa negara (seperti RTGS), Bank Central mereka juga menggunakan infrastruktur ini. 

Gambar di bawah menunjukkan secara sederhana bahwa semua infrastruktur keuangan termasuk para pemegang regulasi keuangan cukup terhubung dengan satu infrastruktur untuk saling berinteraksi dan berkomunikasi untuk menjalankan transaksi bisnis mereka.

Semua institusi tersebua menggunakan dokumen format yang sama untuk berinteraksi apapun dengan institusi yang tergabung dalam komunitas ini. ISO20022 mulai secara perlahan diterapkan pada interaksi ini. Komunitas ini telah berjalan puluhan tahun menggunakan format non XML. Kini tiba saatnya mereka mendaftarkan format mereka ke OSI dengan sebutan ISO20022 sehingga mereka menjadi terbuka bagi semua komunitas keuangan. Dengan formal XML pada implementasi ISO20022, mereka memiliki fleksibilitas yang tinggi dan memudahkan semua institusi dalam pengembangan sistem.

Contoh Sederhana Dokumen ISO20022

Pada bagian ini, saya coba tampilkan contoh sederhana sebuah dokumen ISO20022 sesuai dengan gambar di bawah ini.

Pada setiap dokumen ISO20022, akan terdapat 2 bagian penting. Bagîan pertama disebut dengan 'Application Header' yang menggunakan kode tag <AppHdr> dan bagian kedua disebut dengan 'Document' yang menggunakan kode tag <Document>.

Bagian pertama, layaknya seperti sebuah amplop pada saat kita mengirimkan surat atau dokumen kepada orang lain. Pada bagian ini kita mengidentifikasikan siapa pengirim, penerima dan beberapa informasi lainnya (misal nama dokumen, surat kilat atau surat kilat khusus, dan lainnya).

Bagian kedua adalah surat atau dokumen yang sesungguhnya yang akan kita hantarkan kepada pihak penerima. Dalam contoh ini, kita sedang mempersipakan sebuah dokumen ISO20022 yang bernama 'sese.030.001.03'. Masing-masing jenis dokumen ISO20022 memiliki format dan fungsi yang berbeda. Terdapat juga informasi yang harus diisi dengan data dan ada pula informasi yang dapat dikosongkan. 

--------

Link:

Topik tentang mengenai kehidupan di Singapura: Kehidupan di Singapura 

Topik tentang mengenali teknologi informasi: Mengenali Teknologi Informasi

Pengamanan (Security) pada Komunikasi Data

Tujuan dari tulisan ini, lebih kurang akan memberikan gambaran yang cukup sederhana mengenai aspek pengamanan, jika kita ingin membangun sebuah solusi yang menuntut adanya komunikasi data antar sistem atau institusi. Tulisan ini tidak menyajikan aspek teknis yang cukup detail, tetapi mencoba mengkaji beberapa hal yang akan menciptakan keamanan yang optimal bagi data atau informasi yang kita memiliki terutama pada saat data atau informasi tersebut harus kita kirimkan ke institusi yang lain.

Kita sering menjumpai suatu kondisi dimana proyek perangkat lunak, lebih banyak berdiskusi tentang functional design dari aplikasi yang sedang dikembangkan. Sementara itu, diskusi mengenai aspek pengamanan terkadang luput dari item yang seharusnya menjadi kunci jika aplikasi yang sedang kita kembangkan berkaitan dengan komunikasi data dengan pihak luar, baik interaksi dengan menggunakan internet atau komunikasi yang dedicated host-to-host.

Terdapat beberapa item pengamanan yang harus kita perhatikan atau kita pertanyakan dalam setiap proyek yang melibatkan komunikasi dengan pihak luar. Tujuan utama dari tulisan ini adalah, kita mencoba melihat topik atau item apa saja yang harus kita perhatikan dalam pengamanan data kita dan pilihan pengamanan yang ada dalam rekayasa perangkat lunak.

Tujuan Pengamanan Data

Dalam pengaman, kita akan berhubungan dengan koncep yang sering kita sebut Cryptography. Cryptography adalah sebuah study atau kajian praktis dalam menggunakan teknik matematika atau lebih dikenal sebagai algoritma untuk mengamankan data atau informasi yang kita miliki.

Dalam cryptography, ada beberapa mekanisme atau tujuan yang ingin kita capai dalam pengamanan data/informasi. Secara sederhana, makna atau tujuan dari sebuah pengamanan data memiliki 4 hal, yaitu data integrity, confidentiality, authentication dan non-repudiation.

Data Integrity Data integrity dalam cryptography adalah sebuah mekanisme untuk menjamin bahwa data yang kita transfer atau kirimkan dari satu titik ke titik lainnya tidak akan mengalami perubahan selama proses transmisi. Jika kita mengirimkan sebuah berita untuk "kiriman uang sejumlah satu juta rupiah", kita tentu berharap data tersebut tidak mengalami perubahan selama proses transmisi. Sangat tidak diharapkan, jika kemudian berita tersebut berubah selama proses transmisi menjadi "kiriman uang sejumlah lima juta rupiah". 

Ilmu cryptography mencoba menciptakan mekanisme untuk menjamin sang penerima berita bahwa data yang telah dia terima tidak mengalami perubahan selama perjalanannya.

Confidentiality
Kita tidak dapat mencegah orang lain untuk "mencuri" data yang kita miliki, baik tercuri pada saat transmisi maupun dari tempat penyimpanan data. Cryptography mengkaji bagaimana agar data yang kita miliki hanya dapat dimengerti oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Layaknya sebuah sandi atau kode rahasia dalam surat yang kita kirimkan kepada pihak luar. Dengan menuliskan informasi yang kita miliki dengan menggunakan sandi atau kode rahasia, maka kita berharap jika seandainya data kita tercuri, pihak yang mencoba melakukan niat jahat ini tetap tidak akan berhasil untuk mengerti isi dari berita yang kita kirimkan.

Authentication
Pada saat kita menerima surat, dokumen atau berita dari pihak lain, pernahkah kita bertanya bahwa pengirim berita tersebut sebenarnya telah dikirimkan oleh orang lain dengan menggunakan nama yang kita kenal. Dalam keseharian, kita sering menggunakan tanda tangan secara cara untuk melihat apakah sebuah surat benar-benar dari pihak yang kita harapkan. Tetapi kita akan tetap memiliki kesulitan untuk benar-benar menjamin apakah tanda tangan tersebut adalah otentik atau palsu. Cryptography mencoba memberikan beberapa alternatif solusi untuk melakukan identifikasi apakah sang pengirim adalah otentik atau pengirim palsu.

Non-Repudiation
Pada saat kita menerima sebuah dokumen atau berita, kita terkadang langsung meng-eksekusi berita tersebut. Tetapi kemudian, pihak pengirim mengatakan bahwa dia tidak pernah merasa mengirim berita yang kita maksudkan. Dalam Cryptography, terdapat kajian untuk meminimalkan situasi seperti ini, dengan mengenalkan konsep non-repudiation.

Metode/Teknik Pengaman Informasi

Setelah kita mengetahui secara garis besar tujuan dari Cryptography, mari kita melihat secara sederhana mengenai teknik pengaman atau dikenal dengan Cryptography Primitive. Cryptography Primitive adalah algorima matematika atau kumpulan instruksi yang dapat kita gunakan untuk mengamankan data atau informasi yang kita miliki.

Encryption
adalah sebuah proses untuk melakukan transformasi dari sebuah "plaintext" (text atau data yang dapat dibaca dan dimengerti) menjadi sesuatu yang tidak bisa dimengerti kecuali pihak yang kita inginkan. Umumnya akan menggunakan kunci-kunci (key) tertentu untuk melakukan ini.

Gambar di bawah ini contoh yang cukup sederhana dari implementasi "encryption". Jika saya ingin mengirimkan data "Kusuma", saya mencoba untuk meng-encrypt data saya dengan cara menggeser urutan abjad. Dalam hal ini, saya menggunakan kunci(key) yang bernilai "2". Huruf "K", jika saya geser 2 langkah dari abjad, akan menjadi huruf "M". 

Tentu saya, ilmu Cryptography memiliki algoritma yang jauh lebih komplek dan rumit. Yang saya coba tampilkan disini adalah sebuah contoh sederhana mengenail enkripsi data. Teknik ini, dapat kita gunakan untuk mewujudkan salah satu tujuan dari funsi cryptography yang telah kita lihat sebelumnya, yaitu "confidentiality". Jika akhirnya data ini tercuri oleh pihak lain, mereka tetap akan kesulitan untuk mengerti makna dari berita tersebut.

Hash Function
Sebuah fungsi matematika yang melakukan konversi dari sekumpulan data/text yang panjang menjadi sebuah kode tertentu. Teknik ini menggunakan formula matematika yang cukup komplek. Seluruh isi berita yang kita miliki akan digunakan sebagai input pada saat formula ini dijalankan. Formula ini kemudian akan menghasilkan kode tertentu (dalam contoh gambar di bawah ini, menghasilkan kode dalam 6 digit). Kode 6 digit ini kemudian yang kita kenal sebagai Hash Number.

Dalam implementasi komunikasi data, kita dapat menyertakan kode Hash Number ini sebagai attachment atau sebagai trailer/header dari berita yang kita kirimkan. Dalam komunikasi data kita mengenal istilah "envelope" dalam komunikasi data untuk membedakan antara berita yang kita kirimkan dengan informasi tambahan mengenai surat kita. Dalam keseharian, kita sering membungkus surat kita dengan amplop, dimana amplop digunakan untuk memberikan informasi mengenai penerima, alamatnya dan informasi lainnya (misal apakah ini kiriman kilat, rahasia dan lain-lain).

Kode HASH ini, dapat kita gunakan dalam rangka implementasi "Data Integrity" yang menjadi salah satu tujuan dalam cryptography. Pada saat kita menerima berita di aplikasi kita, kode hash ini akan kita coba hitung ulang untuk memastikan bahwa data tidak berubah selama proses transmisi.

Terkadang juga kita pernah mendengar istilah 'CHECKSUM' yang memiliki kesamaan dengan konsep HASH ini. Pada saat kita akan men-download sebuah file dari internet, penyedia file terkadang mencantumkan kode checksum, sehingga kita dapat mengidentifikasi atau yakin bahwa hasil download file kita adalah valid.

Message Authentication Code (MAC)
Metode ini hampir sama dengan metode HASH, tetapi akan menggunakan kunci atau key tertentu dalam proses perhitungannya. Untuk memberikan pengamanan yang lebih kuat, kita dapat menambah kunci (key) sebagai input tambahan dari formula atau algoritma Hash. Key ini akan tersimpan pada setiap pihak yang punya kepentingan terhadap data tersebut. Key ini, juga bisa bersifat bilateral yang hanya berlaku antara dua pihak.

Dengan adanya tambahan key atau kunci ini, kita juga bisa menjamin proses "Authentication" yang menjadi salah satu tujuan cryptography. Hal ini karena, kita meyakini bahwa kunci ini hanya berlaku dalam kalangan terbatas.

Pada saat, kita menerima berita dengan tambahan MAC, kita dapat menjamin bahwa data tidak mengalami perubahan selama transmisi dan kita juga yakin bahwa data tersebut dari orang yang kita kenali karena memiliki kunci yang telah disepakati.

Digital Signature
Adalah mekanisme atau algoritma untuk menunjukan otentikasi terhadap sebuah data atau dokumen digital. Beberapa algoritma yang kita kenal seperti RSA, DSA, ECDSA, ElGamal.

Dalam teknik ini, kita akan mengenail adanya "Private Key" dan "Public Key". Konsep yang sederhana adalah, pada saat sebuah data terbungkus oleh apmplop yang dikunci dengan "Private Key", maka hanya orang yang memiliki "pasangan Public Key" yang dapat membukanya. Sebelum implementasi ini, semua pihak akan membuat pasangan kunci "Private" dan "Public". "Private Key" akan disimpan dalam kondisi yang paling aman oleh pemiliknya. Sedangkan "Public Key" akan diberika kepada pihak-pihak dalam kalangan terbatas.

Sesuai dengan namanya, teknik ini digunakan untuk menjamin bahwa berita yang kita terima berasal dari orang yang otentik. Karena berita ini tadinya terkunci oleh sebuah private key yang dimiliki oleh satu pihak tertentu dan kita menggunakan sebuah public key yang kita terima dari pihak tertentu. Dengan metode algoritma tertentu, data tersebut dapat terbuka dengan menggunakan public key yang kita miliki.

Mekanisme ini, juga dapat digunakan untuk "non-repudiation", karena kita menjamin bahwa hanya satu orang yang memiliki private key dan private key adalah sesuatu yang unik dan tersimpan dengan baik oleh pemiliknya.

--------

Link:

Topik tentang mengenai kehidupan di Singapura: Kehidupan di Singapura 

Topik tentang mengenali teknologi informasi: Mengenali Teknologi Informasi

Semoga Bermanfaat

Singapore, Januari 2014

"Di publish dari dalam Tampines Library, sambil menunggu anak saya yang sedang mengikuti kegiatan tidak jauh dari perpustakaan ini."

Wiki. ?

Kita sering melihat dan mendengar istilah "wiki" baik di lautan internet maupun dalam proyek yang melibatkan kita di dalamnya. Istilah wiki telah cukup populer saat ini dan begitu banyak pula tool yang telah dikembangkan oleh pelaku IT baik dalam skala yang luas atau skala yang kecil.
 

Wiki menjadi tool yang cukup ampuh pada saat sebuah pekerjaan menuntut kolaborasi yang cukup banyak dalam hal informasi antara orang-orang yang terlibat pada pekerjaan tersebut. Beberapa ilustrasi sederhana dalam keseharian kita, misalnya kegiatan para panitia HUT kemerdekaan dimana banyak orang dan tim yang terlibat dalam urusan menyukseskan acara tersebut. Begitu juga, acara pernikahan, sunatan dan lain sebagainya.

Ada tim konsumsi yang bertanggung jawab dalam urusan makanan. Mereka harus berkolaborasi dengan seksi transportasi, bendahara, seksi perlengkapan dan lain-lain. Pertanyaannya adalah bagaimana agar komunikasi dan informasi yang diperlukan dalam kegiatannta tersebut mengalir dengan baik dan dapat diakses, sehingga semua orang yang terlibat dalam kegiatannya tersebut mengetahui status dari setiap item, mengetahui kesulitan yang sedang dihadapi oleh tim lain, dapat memberikan ide untuk mencari solusi masalah dan lain-lain.

Dalam dunia kerja saat ini, kita sering melihat begitu banyak email yang datang dan keluar dari box email kita untuk membicarakan masalah yang sering berkaitan dengan proyek yang sedang kita jalankan. Tetapi kini, box email kita telah kebanjiran data dan informasi sehingga kita sendiri mengalami kesulitan untuk melakukan track terhadap sebuah status atau topik. Apakah tim testing sudah mendapatkan salinan spesifikasi fungsional dari sistem analis? Apakah spesifikasi yang dimiliki oleh tim testing sama dengan yang dimiliki oleh para programmer?. Yang sering terjadi adalah banyak email penting tang tidak sempat terbaca dan banyak email yang tidak penting yang harus dibaca.

Sebuah Ilustrasi

Mari kita bayangkan, jika semua orang yang terlibat dalam proyek berada dalam satu ruangan dan terdapat whiteboard besar di dalam ruangan yang bisa digunakan secara bersama.

Di whiteboard tersebut sekarang terdapat banyak catatan yang dikelompokkan berdasarkan topik. Mari kita lihat catatan di topik konsumsi. Terdapat catatan jenis masakan yang akan dipersiapkan dan bagaimana proses pengadaannya apakah akan membeli atau memasak sendiri dan termasuk pula biayanya. Di dalam topik yang sama terdapat catatan item yang harus diklarifikasi, yaitu:
- Siapa yang akan mengambil makanan dari restoran atau pasar.
- Kebutuhan akan kompor, gas dan kotak makanan.
- Dan masih terdapat catatan lainnya.

Pada saat seksi transportasi membaca tulisan tersebut, mereka langsung berdiskusi dan akhirnya seseorang menuju ke whiteboard. Dia menambahkan catatan tentang siapa yang skan mengambil makanan dari restoran atau pasar, termasuk nomor polisi kendaraan yang akan digunakan dan juga nomor handphone dari sopir tersebut.

Seksi perlengkapan juga melakukan reaksi yang sama, mereka mendatangi whiteboard dan menulis sebuah topik baru di whiteboard tentang barang yang harus mereka beli yaitu kompor, gas dan kotak makanan. Merinci biayanya di whiteboard dan daftar toko atau rekanan mereka untuk mendapatkan barang tersebut. Mereka meminta uang dari bendahara untuk membeli barang-barang tersebut dan menuliskan hal ini di whiteboard dalam topik kebutuhan uang. Setelah mereka memesan semua perlengkapan barang yang dibutuhkan, tim perlengkapan menambahkan keterangan di bagian konsumsi bahwa barang-barang tersebut akan tersedia pada tanggal tertentu.
 

 

 

Dari ilustrasi di atas, kita melihat bahwa whiteboard disini menjadi sarana utama dalam mengelola seluruh informasi yang mengalir di dalam sebuah kegiatan yang menuntut kolaborasi. Semua orang di dalam tim dapat melihat situasi dari proyek secara transparan karena semua informasi tercatat dalam whiteboard dan dikelola secara baik oleh seluruh anggota tim dari proyek. 

Apakah WIKI Dalam Dunia Teknologi Informasi ? 

 

Wiki yang kini berkembang di dunia teknologi informasi, memiliki peran yang sama dengan whiteboard yang diilustrasikan di atas. Wiki adalah sebuah portal atau sebuah sarana yang digunakan oleh seluruh anggota tim dalam rangka berkolaborasi untuk menjalankan sebuah proyek bersama.

 

Dengan kemajuan teknologi informasi dan jaringan komunikasi data, WIKI menjadi sebuah sarana yang cukup berkembang pesat dan telah banyak pelaku IT mengembangkan tool kolaborasi guna memudahkan pengelolaan informasi. Bayangkan dalam satu hari, setiap anggota tim berkomunikasi hanya dengan menggunakan email dan telpon tanpa memiliki sebuah media bersama untuk mengelola semua informasi tersebut, maka kolaborasi akan berjalan timpang.

 

Dengan adanya WIKI, komunikasi menggunakan email dan telpon akan dapat terkontrol karena semua komunikasi berjalan dan mengalir melaui WIKI. Semua orang akan mudah untuk melihat status terakhir dari sebuah topik, membantu rekannya yang memiliki item yang perlu diselesaikan, brainstorming dan lain sebagainya. 

 

Secara sederhana WIKI menyediakan fasilitas bagi para anggota kolaborasi untuk membuat sebuah topik tertentu dan meng-edit topik tersebut sehingga semua topik menjadi transparan bagi semua orang yang terlibat. Tentu saja WIKI memiliki level akses yang berbeda bagi setiap orang. Ada orang yang diperbolehkan untuk membuat topik baru sementara orang yang lain hanya boleh merubah atau menambahkan item dalam topik tersebut tanpa dapat menambahkan topik baru. Sementara orang lain, hanya diperbolehkan untuk melihat saja.

Dibandingkan dengan cara konvensional menggunakan whiteboard, dengan kelebihan yang dimiliki IT, semua history dari setiap update atau perubahan yang terjadi dapat ter-record dengan baik. Sehingga dengan mudah kita dapat mengetahui siapa saja yang telah ber-kontribusi di dalam WIKI tersebut, termasuk informasi tanggal dan jam.

Lokasi tidak menjadi sebuah kendala dalam teknologi informasi, sehingga sebuah tim yang bekerja dalam wilayah geografi yang berbeda dapat mengambil manfaat dari ketersediaannya fasilitas WIKI dalam proyeknya.

Content Management System

Dalam kapasitas yang jauh lebih besar, WIKI sering menjadi bagian dari Content Management System (CMS). CMS jauh lebih advance karena di dalamnya terdapat pula kemampuan untuk menjaga semua asset yang telah dikerjakan selama proyek. Seluruh dokumentasi, surat, perjanjian dan asset lainnya yang diperlukan atau sebagai sebuah delivery dari project, semuanya dapat dikelola di dalam CMS. Bagi yang tertarik untuk melihat tool Content Management System yang gratis, salah satu software tersebut adalah alfresco.

Alfresco adalah sebuah open source yang dapat menjadi salah satu pilihan untuk mengimplementasikan Content Management System (CMS) atau Enterprise Content Management (ECM). Alfresco memiliki kemampuan dalam hal mengelola dokumen, berkolaborasi, Record Management, Knowledge Management dan termasuk pula kemampuan mengelola image.  

 

Wikipedia

 

Wikipedia adalah sebuah Eksiklopedia gratis yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan WIKI. Sebuah eksiklopedia global dimana semua orang dapat berkonstribusi dengan mengisi atau menambahkan informasi di dalamnya.

Kita dapat menambahkan sebuah topik baru di dalam Wikipedia, kemudian dengan kontrol tertentu, orang lain juga bisa menambahkan informasi yang lain untuk menambah nilai tambah terhadap topik tersebut, sehingga Eksiklopedia ini semakin berkembang dan memiliki informasi yang mungkin sangat kita butuhkan sebagai sebuah buku pengetahuan global.

--------

Link:

Topik tentang mengenai kehidupan di Singapura: Kehidupan di Singapura 

Topik tentang mengenali teknologi informasi: Mengenali Teknologi Informasi