Hello World: Mari Mengenali, Bagaimana Petugas Bendahara di Bank Berinteraksi Menggunakan Teknologi dan Infrastruktur SWIFT

Pernahkah kita membayangkan bagaimana peran SWIFT sebagai infrastruktur Teknologi Informasi bisa membantu para bendahara (unit Treasuri) di semua bank untuk saling berinteraksi untuk menjamin bank tetap beroperasi.

Cerita Singkat

Bank XYZ Indonesia, saat ini membutuhkan mata uang Yen Jepang yang cukup banyak, pada saat yang sama memiliki mata uang Euro yang berlebihan di lemari uang mereka. Apa kira-kira yang akan dilakukan oleh petugas bendarara Bank XYZ Indonesia untuk mendapatkan Yen yang dibutuhkan saat ini?

Tentu saja petugas bendahara di Bank XYZ Indonesia, akan mencari atau menghubungi para petugas bendahara di seluruh dunia untuk mengetahui siapa saja dapat atau bersedia membantu baik lewat saluran telpon, mengirim broadcast teks atau apa saja agar bendahara di bank lain mengetahui kondisi ini. Akhirnya, ada satu petugas bendahara di Bank BISA Jepang yang mengirimkan kabar jika dia bisa membantu. Maka terjadilah diskusi untuk saling tukar-menukar uang antara mata uang Euro.

Katakanlah, disepakati jika Bank BISA akan mengirimkan uang 100,000,000 Yen dan Bank XYZ akan menukarnya dengan angka 820,000 Euro. Kesepakatan ini bisa berlangsung lewat chatting, lewat lisan atau media apa saja. Bagaimana agar kesepakatan ini bisa menjadi kontrak hukum dan bagaimana proses pengiriman uangnya?

Di sinilah SWIFT akan mengambil peran.

SWIFT Sebagai Kantor Pos Bank Sedunia

SWIFT dapat kita bayangkan secara sederhana sebagai kantor pos besar berbasis elektronik menggunakan kemampuan teknologi informasi sehingga semua bank di dunia bisa saling berkirim surat. Yang berbeda dari kantor pos, SWIFT memiliki banyak dokumen atau surat dengan format dan pola yang telah spesifik sehingga seluruh bank di dunia harus mengikuti format itu.

Surat atau dokumen yang mengalir akan memiliki alamat pengirim, alamat penerima dan juga terbungkus dalam amplop yang cukup aman.

Dokumen Kontrak Perjanjian Pertukaran Mata Uang

Untuk perjanjian kontrak pertukaran mata uang, SWIFT memiliki dokumen yang bernomor 300 dengan format yang telah diketahui oleh semua bank di dunia. Ini yang kemudian akan terjadi -

Bendahara Bank XYZ akan mengirimkan dokumen seri 300 yang memuat semua kesepakatan yang telah disetujui bersama. Dokumen ini dikirimkan ke Bank BISA
Bendahara Bank BISA juga melakukan hal yang sama untuk mengirimkan dokumen seri 300 ke Bank XYZ
Surat-menyurat ini berlangsung secara elektronik dengan menggunakan infrastruktur SWIFT.

Matching Confirmation

Semua Bank memiliki mekanisme atau sistem atau aplikasi atau cara tertentu agar kedua dokumen tersebut mengandung isi yang sama secara substansi (misal jumlah uang, mata uang, tanggal). Jika mekanisme ini dilakukan oleh perangkat lunak atau software komputer, nama software ini disebut sebagai aplikasi "Matching Confirmation". Banyak di pasaran software yang menjual produk ini.

Langkah Terakhir

Secara perbankan, langkah ini disebut "Settlement". Kapan hal ini terjadi?

Dengan menggunakan aplikasi Matching Confirmation, Bank XYZ akan menguji dan memastikan bahwa dokumen seri 300 yang telah dikirim match dengan dokumen seri 300 yang telah diterima dari Bank BAIK. Jika aplikasi ini mengeluarkan konfirmasi positif, maka aplikasi ini akan men-trigger sebuah dokumen seri 202 untuk proses pengiriman uang Euro ke Bank BAIK. Tentu saja Bank BAIK akan melakukan hal yang sama dan mengirimkan sejumlah Yen ke Bank XYZ. Ini kemudian dikenal sebagai proses "Settlement".