Wiki. ?

Kita sering melihat dan mendengar istilah "wiki" baik di lautan internet maupun dalam proyek yang melibatkan kita di dalamnya. Istilah wiki telah cukup populer saat ini dan begitu banyak pula tool yang telah dikembangkan oleh pelaku IT baik dalam skala yang luas atau skala yang kecil.
 

Wiki menjadi tool yang cukup ampuh pada saat sebuah pekerjaan menuntut kolaborasi yang cukup banyak dalam hal informasi antara orang-orang yang terlibat pada pekerjaan tersebut. Beberapa ilustrasi sederhana dalam keseharian kita, misalnya kegiatan para panitia HUT kemerdekaan dimana banyak orang dan tim yang terlibat dalam urusan menyukseskan acara tersebut. Begitu juga, acara pernikahan, sunatan dan lain sebagainya.

Ada tim konsumsi yang bertanggung jawab dalam urusan makanan. Mereka harus berkolaborasi dengan seksi transportasi, bendahara, seksi perlengkapan dan lain-lain. Pertanyaannya adalah bagaimana agar komunikasi dan informasi yang diperlukan dalam kegiatannta tersebut mengalir dengan baik dan dapat diakses, sehingga semua orang yang terlibat dalam kegiatannya tersebut mengetahui status dari setiap item, mengetahui kesulitan yang sedang dihadapi oleh tim lain, dapat memberikan ide untuk mencari solusi masalah dan lain-lain.

Dalam dunia kerja saat ini, kita sering melihat begitu banyak email yang datang dan keluar dari box email kita untuk membicarakan masalah yang sering berkaitan dengan proyek yang sedang kita jalankan. Tetapi kini, box email kita telah kebanjiran data dan informasi sehingga kita sendiri mengalami kesulitan untuk melakukan track terhadap sebuah status atau topik. Apakah tim testing sudah mendapatkan salinan spesifikasi fungsional dari sistem analis? Apakah spesifikasi yang dimiliki oleh tim testing sama dengan yang dimiliki oleh para programmer?. Yang sering terjadi adalah banyak email penting tang tidak sempat terbaca dan banyak email yang tidak penting yang harus dibaca.

Sebuah Ilustrasi

Mari kita bayangkan, jika semua orang yang terlibat dalam proyek berada dalam satu ruangan dan terdapat whiteboard besar di dalam ruangan yang bisa digunakan secara bersama.

Di whiteboard tersebut sekarang terdapat banyak catatan yang dikelompokkan berdasarkan topik. Mari kita lihat catatan di topik konsumsi. Terdapat catatan jenis masakan yang akan dipersiapkan dan bagaimana proses pengadaannya apakah akan membeli atau memasak sendiri dan termasuk pula biayanya. Di dalam topik yang sama terdapat catatan item yang harus diklarifikasi, yaitu:
- Siapa yang akan mengambil makanan dari restoran atau pasar.
- Kebutuhan akan kompor, gas dan kotak makanan.
- Dan masih terdapat catatan lainnya.

Pada saat seksi transportasi membaca tulisan tersebut, mereka langsung berdiskusi dan akhirnya seseorang menuju ke whiteboard. Dia menambahkan catatan tentang siapa yang skan mengambil makanan dari restoran atau pasar, termasuk nomor polisi kendaraan yang akan digunakan dan juga nomor handphone dari sopir tersebut.

Seksi perlengkapan juga melakukan reaksi yang sama, mereka mendatangi whiteboard dan menulis sebuah topik baru di whiteboard tentang barang yang harus mereka beli yaitu kompor, gas dan kotak makanan. Merinci biayanya di whiteboard dan daftar toko atau rekanan mereka untuk mendapatkan barang tersebut. Mereka meminta uang dari bendahara untuk membeli barang-barang tersebut dan menuliskan hal ini di whiteboard dalam topik kebutuhan uang. Setelah mereka memesan semua perlengkapan barang yang dibutuhkan, tim perlengkapan menambahkan keterangan di bagian konsumsi bahwa barang-barang tersebut akan tersedia pada tanggal tertentu.
 

 

 

Dari ilustrasi di atas, kita melihat bahwa whiteboard disini menjadi sarana utama dalam mengelola seluruh informasi yang mengalir di dalam sebuah kegiatan yang menuntut kolaborasi. Semua orang di dalam tim dapat melihat situasi dari proyek secara transparan karena semua informasi tercatat dalam whiteboard dan dikelola secara baik oleh seluruh anggota tim dari proyek. 

Apakah WIKI Dalam Dunia Teknologi Informasi ? 

 

Wiki yang kini berkembang di dunia teknologi informasi, memiliki peran yang sama dengan whiteboard yang diilustrasikan di atas. Wiki adalah sebuah portal atau sebuah sarana yang digunakan oleh seluruh anggota tim dalam rangka berkolaborasi untuk menjalankan sebuah proyek bersama.

 

Dengan kemajuan teknologi informasi dan jaringan komunikasi data, WIKI menjadi sebuah sarana yang cukup berkembang pesat dan telah banyak pelaku IT mengembangkan tool kolaborasi guna memudahkan pengelolaan informasi. Bayangkan dalam satu hari, setiap anggota tim berkomunikasi hanya dengan menggunakan email dan telpon tanpa memiliki sebuah media bersama untuk mengelola semua informasi tersebut, maka kolaborasi akan berjalan timpang.

 

Dengan adanya WIKI, komunikasi menggunakan email dan telpon akan dapat terkontrol karena semua komunikasi berjalan dan mengalir melaui WIKI. Semua orang akan mudah untuk melihat status terakhir dari sebuah topik, membantu rekannya yang memiliki item yang perlu diselesaikan, brainstorming dan lain sebagainya. 

 

Secara sederhana WIKI menyediakan fasilitas bagi para anggota kolaborasi untuk membuat sebuah topik tertentu dan meng-edit topik tersebut sehingga semua topik menjadi transparan bagi semua orang yang terlibat. Tentu saja WIKI memiliki level akses yang berbeda bagi setiap orang. Ada orang yang diperbolehkan untuk membuat topik baru sementara orang yang lain hanya boleh merubah atau menambahkan item dalam topik tersebut tanpa dapat menambahkan topik baru. Sementara orang lain, hanya diperbolehkan untuk melihat saja.

Dibandingkan dengan cara konvensional menggunakan whiteboard, dengan kelebihan yang dimiliki IT, semua history dari setiap update atau perubahan yang terjadi dapat ter-record dengan baik. Sehingga dengan mudah kita dapat mengetahui siapa saja yang telah ber-kontribusi di dalam WIKI tersebut, termasuk informasi tanggal dan jam.

Lokasi tidak menjadi sebuah kendala dalam teknologi informasi, sehingga sebuah tim yang bekerja dalam wilayah geografi yang berbeda dapat mengambil manfaat dari ketersediaannya fasilitas WIKI dalam proyeknya.

Content Management System

Dalam kapasitas yang jauh lebih besar, WIKI sering menjadi bagian dari Content Management System (CMS). CMS jauh lebih advance karena di dalamnya terdapat pula kemampuan untuk menjaga semua asset yang telah dikerjakan selama proyek. Seluruh dokumentasi, surat, perjanjian dan asset lainnya yang diperlukan atau sebagai sebuah delivery dari project, semuanya dapat dikelola di dalam CMS. Bagi yang tertarik untuk melihat tool Content Management System yang gratis, salah satu software tersebut adalah alfresco.

Alfresco adalah sebuah open source yang dapat menjadi salah satu pilihan untuk mengimplementasikan Content Management System (CMS) atau Enterprise Content Management (ECM). Alfresco memiliki kemampuan dalam hal mengelola dokumen, berkolaborasi, Record Management, Knowledge Management dan termasuk pula kemampuan mengelola image.  

 

Wikipedia

 

Wikipedia adalah sebuah Eksiklopedia gratis yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan WIKI. Sebuah eksiklopedia global dimana semua orang dapat berkonstribusi dengan mengisi atau menambahkan informasi di dalamnya.

Kita dapat menambahkan sebuah topik baru di dalam Wikipedia, kemudian dengan kontrol tertentu, orang lain juga bisa menambahkan informasi yang lain untuk menambah nilai tambah terhadap topik tersebut, sehingga Eksiklopedia ini semakin berkembang dan memiliki informasi yang mungkin sangat kita butuhkan sebagai sebuah buku pengetahuan global.

--------

Link:

Topik tentang mengenai kehidupan di Singapura: Kehidupan di Singapura 

Topik tentang mengenali teknologi informasi: Mengenali Teknologi Informasi